Política de Tratamiento de Datos Personales en Plataforma Educativa

Plataforma: cursos.grupocolec.com

Responsable del tratamiento: GRUPO COLOMBIANO DE ECONOMÍA CIRCULAR S.A.S.

Código: PL-RHCO-003

Versión: 1

Fecha: 13 de mayo de 2026

1. Identificación del Responsable

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes sobre la protección de datos personales en Colombia, se identifica al Responsable del tratamiento:

2. Alcance y definiciones

Esta Política aplica a todos los datos personales tratados a través de la Plataforma y a cualquier relación derivada de su uso. Para los efectos de este documento se entenderá por:

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento (Líderes y empleados).
• Responsable: Grupo Colombiano de Economía Circular S.A.S.
• Encargado: cada empresa cliente respecto a los datos de sus empleados, y los proveedores tecnológicos contratados por Grupo Colec (ver numeral 9).
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, etc.).
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (art. 5 Ley 1581). La Plataforma no recolecta datos sensibles.

3. Principios aplicables

El tratamiento se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, en los términos del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

4. Datos personales recolectados

La Plataforma recolecta exclusivamente los siguientes datos:

4.1 Datos identificativos

• Nombre completo.
• Tipo y número de documento de identidad.
• Cargo dentro de la empresa.
• Correo electrónico.
• Empresa empleadora a la que pertenece.

4.2 Datos de uso de la Plataforma

• Fechas y horas de inicio de sesión.
• Lecciones iniciadas y completadas.
• Tiempo efectivo de video reproducido por lección, en segundos.
• Intentos, puntajes y respuestas en quizzes.
• Progreso agregado por curso.
• Dirección IP desde la que accede a la Plataforma.
• Navegador y dispositivo utilizado.

4.3 Registros de consentimiento

• Fecha, hora e IP de aceptación de los Términos y Condiciones.
• Versión aceptada de los Términos y de esta Política.

La Plataforma no recolecta datos sensibles en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 (datos de salud, biométricos, religión, orientación sexual, entre otros).

5. Finalidades del tratamiento

Los datos son recolectados y tratados con las siguientes finalidades:

1. Crear y administrar la cuenta del usuario en la Plataforma.
2. Permitir el acceso a los cursos y registrar su progreso individual.
3. Generar y entregar reportes de avance al Líder de la empresa correspondiente y al Administrador de Grupo Colec.
4. Enviar notificaciones relativas a la capacitación (recordatorios, cursos completados, actualizaciones de documentos legales).
5. Detectar y prevenir usos fraudulentos, accesos no autorizados o incidentes de seguridad.
6. Cumplir con obligaciones legales, contractuales y fiscales de Grupo Colec frente a las empresas cliente.
7. Generar estadísticas agregadas y anonimizadas para mejorar el servicio.
8. Atender consultas, reclamos y solicitudes de los titulares.
9. Conservar soportes probatorios del consentimiento electrónico y de la actividad de la Plataforma.

6. Autorización del titular

La autorización para el tratamiento se otorga de manera expresa, previa e informada mediante la aceptación electrónica de esta Política al momento del primer ingreso a la Plataforma.

La Plataforma registra como soporte probatorio: identificador de usuario, empresa asociada, fecha, hora (UTC), versión del documento y dirección IP desde la que se otorga la autorización.

En el caso de empleados cuyos datos son registrados por el Líder de su empresa, la autorización individual se solicita igualmente al empleado en su primer ingreso, antes de habilitar el acceso a los cursos.

7. Derechos del titular

Todo titular de datos personales tiene los siguientes derechos, conforme al artículo 8 de la Ley 1581:

1. Conocer los datos personales que se están tratando.
2. Actualizar y rectificar los datos cuando resulten inexactos, incompletos o desactualizados.
3. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
4. Ser informado sobre el uso dado a sus datos personales.
5. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
6. Revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos, salvo cuando exista una obligación legal o contractual de conservarlos.
7. Acceder gratuitamente a los datos objeto de tratamiento.

8. Procedimiento para ejercer los derechos

8.1 Canal oficial

Las solicitudes, consultas y reclamos en materia de datos personales deben dirigirse a:

• Correo electrónico: cursos@grupocolec.com
• Dirección física: Mosquera, Cundinamarca, Colombia (ver correo de dirección para programación de radicación).
• Asunto sugerido: "Habeas Data — [tipo de solicitud]".

8.2 Requisitos de la solicitud

La solicitud debe contener:

• Nombre completo, documento de identidad y datos de contacto del titular.
• Descripción clara del hecho que origina la solicitud.
• Dirección física o electrónica para recibir respuesta.
• Documentos que se quieran hacer valer (opcional).

8.3 Plazos de respuesta

Si la solicitud está incompleta, Grupo Colec requerirá al titular para subsanarla dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción. Pasados dos (2) meses sin subsanación, se entenderá desistida.

9. Transferencia y transmisión de datos a terceros

Para el correcto funcionamiento de la Plataforma, Grupo Colec transfiere y/o transmite datos personales a los siguientes Encargados:

Transferencia internacional: al aceptar esta Política, el titular autoriza expresamente la transferencia internacional de sus datos a los proveedores mencionados, quienes actúan como Encargados bajo contrato con Grupo Colec y aplican medidas de seguridad equivalentes a las exigidas por la legislación colombiana.

La Unión Europea cuenta con nivel adecuado de protección de datos reconocido por la Circular Externa 005 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio. Para transferencias a Estados Unidos, Grupo Colec exige a los Encargados cláusulas contractuales de protección equivalente.

Grupo Colec no comercializa, cede ni entrega datos personales a terceros no mencionados, salvo obligación legal o requerimiento de autoridad competente.

10. Tiempo de conservación

Los datos personales serán conservados por el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales aplicables:

• Durante la vigencia del vínculo con la empresa cliente: los datos se mantienen operativos.
• Tras la desvinculación del empleado: el acceso se inactiva. Los datos de progreso histórico se conservan por dos (2) años para fines de auditoría, reportería histórica y posibles recertificaciones, luego de lo cual se anonimizan o eliminan.
• Tras la baja de la empresa cliente: los datos se eliminan o anonimizan en un plazo de noventa (90) días calendario, salvo obligación legal que imponga conservación adicional.
• Registros de consentimiento: se conservan por el término de vigencia de la relación contractual más cinco (5) años adicionales, como soporte probatorio.
• Logs de acceso y auditoría técnica: treinta (30) días con rotación automática.

11. Medidas de seguridad

Grupo Colec implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales frente a adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento:

• Transmisiones cifradas mediante protocolo HTTPS/TLS en todas las pantallas.
• Contraseñas almacenadas con algoritmos de hash (nunca en texto plano).
• Aislamiento estricto de datos: cada Líder solo accede a información de los empleados de su propia empresa.
• Copias de respaldo cifradas en Google Drive, con rotación periódica, y respaldos manuales adicionales antes de cambios mayores.
• Cortafuegos aplicativo y control de intentos de inicio de sesión fallidos.
• Actualizaciones regulares de software base, plugins y dependencias.
• Registros de auditoría para operaciones administrativas sensibles.
• Acceso restringido por rol: cada usuario accede únicamente a la información estrictamente necesaria.

12. Uso de cookies y tecnologías similares

La Plataforma utiliza cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento del servicio:

• Cookies de sesión: mantienen al usuario autenticado durante su visita.
• Cookies funcionales: recuerdan preferencias (p. ej., estado del reproductor de video).

No se utilizan cookies publicitarias ni de perfilamiento comercial. La Plataforma no integra pixeles de seguimiento de terceros con fines de marketing.

El usuario puede deshabilitar las cookies desde su navegador, entendiendo que esto puede limitar la funcionalidad del servicio.

13. Menores de edad

La Plataforma está diseñada para uso corporativo por parte de personas mayores de edad. No se espera el tratamiento de datos de menores.

En el eventual caso de un registro de un menor, se requerirá la autorización expresa de sus padres o representantes legales, en los términos del artículo 7 de la Ley 1581 y del artículo 12 del Decreto 1377 de 2013. Grupo Colec se abstendrá de tratar datos de menores para fines distintos a los estrictamente necesarios.

14. Atención de quejas ante la autoridad

El titular puede presentar quejas ante la autoridad colombiana competente:

Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) — Delegatura para la Protección de Datos Personales

• Sede: Bogotá D.C.
• Sitio web: https://www.sic.gov.co
• Línea gratuita nacional: 01 8000 910 165

Se recomienda al titular agotar previamente el procedimiento interno descrito en el numeral 8 de esta Política antes de acudir a la SIC, aunque esto no es un requisito legal.

15. Modificaciones a esta Política

Grupo Colec podrá modificar esta Política cuando lo requieran cambios normativos, operativos o de mejora del servicio. Las modificaciones se comunicarán:

• Mediante aviso visible dentro de la Plataforma.
• Por correo electrónico al Líder y a cada empleado con al menos quince (15) días calendario de anticipación a su entrada en vigencia.

Si las modificaciones alteran sustancialmente las finalidades, se solicitará nueva autorización expresa del titular. En caso de no autorización, se aplicarán los plazos de retención y supresión descritos en el numeral 10.

La versión vigente siempre estará publicada en https://cursos.grupocolec.com/politica-de-privacidad con su fecha de entrada en vigencia y número de versión al inicio del documento.

16. Aceptación

El uso de la Plataforma implica la aceptación expresa de esta Política. El titular declara haberla leído, comprendido y aceptado de manera libre, previa e informada.

17. Control de cambios

Última actualización: 13 de mayo de 2026. Versión 1.

GRUPO COLOMBIANO DE ECONOMÍA CIRCULAR S.A.S. — NIT 901.351.311-1 — Mosquera, Cundinamarca.

cursos@grupocolec.com